Beter vergaderen
De meeste mensen hebben een hekel aan vergaderen. Ze vinden het saai, vermoeiend, tijdverspilling. Met een paar simpele handvatten kunnen de ergernis en de weerzin tegen vergaderen een stuk worden weggenomen.
Vergaderingen mislukken vaak omdat vooraf en tijdens de vergadering niet is vastgesteld wat precies de bedoeling is van de bespreking. Of omdat tijdens de bijeenkomst het doel uit het oog wordt verloren. Het gaat ook vaak mis omdat de vergaderaars niet beseffen wat de status van hun groepje is en praten over zaken waar ze geen verstand van hebben en/of geen zeggenschap over hebben. De problemen ontstaan omdat de leider van de vergadering niet duidelijk is, omdat de rol van gespreksleider en teamleider verward worden of omdat de deelnemers met de agenda op de loop gaan.
Er zijn talrijke benamingen voor vergaderingen, zoals “informeel overleg”, “brainstorm”, “bestuursvergadering”, “jaarvergadering”, “hoorzitting”, “werkoverleg”, etcetera. Deze benamingen zeggen weinig over waaróm er vergaderd wordt. Als we naar de mogelijke inhoudelijke doelstellingen kijken kunnen we onderscheid maken tussen vier doelen van vergaderingen: 1. Creëren; 2. Informeren; 3. Overtuigen; en 4. Kiezen.
In de creatieve vergadering gaat er erom dat we tot nieuwe inzichten komen, ideeën genereren, van elkaar leren.
In de informatieve vergadering zijn daarentegen de kaarten geschud. Het uitgangspunt is dat iedereen moet weten wat enkelen hebben bedacht.
In de overtuigende vergadering gaat het niet zozeer om feitelijke kennis maar om standpunten, beslissingen of plannen die doorgevoerd moeten worden. Daar valt dus per definitie wel over te discussiëren.
In de kiezende vergadering gaat het erom dat het beste besluit wordt genomen of dat de juiste conclusie wordt getrokken.
Een hele vergadering kan creatief, informatief, overtuigend of kiezend zijn. Maar de drie doelen kunnen elkaar ook afwisselen. Vergaderingen kunnen mislukken als die afwisseling te vaak of ongemerkt geschiedt. En dat gebeurt vaak.
Zo’n formele scheiding in vergaderstatussen lijkt star en tijdrovend. In de praktijk kan de voorzitter het ook heel natuurlijk en informeel doen. De ervaring leert dat bijna iedere vergaderaar een nauwkeurige en formele voorzitter weet te waarderen. Immers, de vergadering wint erdoor aan waarde, het resultaat is duidelijker en er is minder reden om er achteraf op terug te komen. Wat nog veel meer tijd zou kosten. Daar komt bij dat de verschillende vergaderdoelen ook verschillende communicatiestijlen hebben. Tijdens een creatieve vergadering bijvoorbeeld moet je niet gaan discussiëren. Aandacht voor het doel van de vergadering is dus ook goed voor het ordelijk verloop ervan.
Vergaderingen voorzitten is een kunde. Er wordt terecht heel veel gemopperd over slechte voorzitters. Een goede voorzitter zal niet alleen de agenda bepalen en bewaken en het gesprek leiden, maar ook nadrukkelijk elke keer de vergadering motiveren. En ervoor zorgen dat er wat met de resultaten van de vergadering wordt gedaan. Anders gaat het achteraf alsnog mis.
BdRP traint organisaties in beter vergaderen. We geven voordrachten en uiteenzettingen maar werken ook met rollenspellen. Soms worden we ook gevraagd om vergaderstijlen te analyseren. Onze trainers worden ook ingezet om vergaderingen te leiden.